Fluch und Segen der Verteiler

Ist es nicht grossartig, dass man nicht mehr Kilometer weit laufen und sich den Mund fusselig reden muss, um alle ins Projekt einbezogenen Leute zu informieren. Man muss sich die Information nicht für das wöchentliche Meeting aufsparen. Man kann viele Menschen nur durch einen einzigen Knopfdruck über die Fortschritte im Projekt informieren. Dann kann man sich zurücklehnen und anderen Projekten und Aufgaben widmen, weil alle informiert wurden.

Aber mal ehrlich, wie ist Ihre Erfahrung - wie gut informiert sind "alle" denn wirklich?

In manchen Unternehmen nimmt diese Art der Kommunikation eher groteske Formen an, nämlich dann, wenn in jedem Zweizeiler, der im Sinne des Projekts geschrieben wird, das gesamte Projektteam CC gesetzt wird. Das führt zu einer unermesslichen e-mail Flut, die, sind wir mal ehrlich, kein Mensch ausführlich liest. Da braucht man sich nicht wundern, wenn vermeintlich informierte Leute keine Ahnung haben. Und ist es nicht vielleicht sogar unsere eigene Faulheit, die wir hier offenlegen? Wollen wir eventuell  damit zeigen, dass wir überhaupt etwas machen? Wenn das nötig ist, fehlt hier vielleicht das Vertrauen von und in Kollegen und Vorgesetzte.

Wenn wir so mit der Giesskanne kommunizieren, können wir nicht sicher sein, dass alle wirklich informiert sind. Das ist ungefähr so, wie wenn Sie am Familientisch sagen: "Jemand sollte mal den Müll rausbringen." Wer fühlt sich da angesprochen?

Wir möchten aber, diesen wirklich guten Kanal, der e-mail Kommunikation trotzdem nutzen. Wie also damit umgehen? Welche Informationen schicken wir weiter und für welche benutzen wir einen anderen Kanal.

Zuerst ist es mal wichtig zu entscheiden welche Informationen überhaupt geteilt werden müssen. Nicht jedes e-mail, das Sie schreiben ist auch für den Anderen interessant, der hat seinen eignen e-mail Verkehr. Was aber interessant ist sind die Ergebnisse. Wenn Sie einen Meilenstein erreichen, dann kommunizieren Sie ihn!

Ausserdem überlegen Sie sich, wen interessiert diese Information. Da in einem Projekt, jedem andere Aufgaben zugeteilt werden, ist ihr Teilbereich, den Sie bearbeiten wahrscheinlich nicht für alle interessant, sondern nur für diejenigen, die direkt mit dem gleichen Bereich zu tun haben.

Bereiten Sie Informationen so auf, dass die wichtigsten Aussagen in einem e-mail zusammengefasst sind und Ihre Kollegen nicht zwanzig e-mails lesen müssen, um auf dem aktuellen Stand zu sein.

Mit diesen Überlegungen können Sie schon dafür sorgen, dass ihre Kollegen nicht von Ihnen zugespamt werden und Sie innerlich auf "ignore" setzen.

Wirklich wichtige Informationen, die ankommen sollen werden immer noch am Besten persönlich überbracht, nur so kann ich sicher sein, dass die Information auch aufgenommen wird.